Ihr Postfach arbeitet für Sie – nicht umgekehrt.
Ein Assistent, der Eingänge sortiert, Anhänge in die Akte legt, Fristen vorlegt und Antworten Punkt für Punkt entwirft. Er läuft auf einem Rechner in Ihrem Büro. Er sendet nichts. Sie entscheiden.
Kennen Sie diesen Montag?
Es ist nicht das einzelne Schreiben, das hängen bleibt. Es ist die Menge, die niemand mehr überblickt.
Sieben Fragen, zwei Antworten
Ein Kollege schickt eine Nachforderung mit sieben nummerierten Punkten. Zurück gehen zwei – am Telefon erledigt man den Rest. Wochen später steht im Vertragsentwurf noch immer eine Zahl in Klammern, weil niemand die Liste abgearbeitet hat.
Fünf Absender, drei Sprachen
Notar, Bank, Gemeinde, Käufer und Eigentümer schreiben gleichzeitig – auf Spanisch, Deutsch, Englisch, jede Mail mit Anhang. Welcher Stand gilt, weiß am Ende nur der, der alle Ketten gelesen hat.
Die Patientin rief schon an
Terminanfragen, Befunde, Kassenpost und Rückfragen der Rezeption landen in einem Postfach. Die dringende Mail von gestern steht zwischen vier Newslettern und einer Rechnung.
Was der Assistent tut
Sechs Aufgaben, die jeden Tag anfallen – und die keine Entscheidung brauchen, bis Sie sie treffen.
Tageszettel statt Postfach
Eine Seite am Morgen: was eingegangen ist, was heute eine Entscheidung braucht, was warten kann und was Werbung ist – jede Zeile mit Akte und Absender.
Lange Ketten in einer halben Seite
Aus acht Mails mit drei Beteiligten wird eine Fiche: Sachstand, Beträge, genannte Dokumente, wer was schuldet – und seit wann.
Antworten Punkt für Punkt
Jede gestellte Frage bekommt eine Antwort oder die Marke „hier fehlt noch …". Auf Deutsch, Spanisch oder Englisch. Sie korrigieren, Sie senden.
Akte statt Anhang
Anhänge werden gelesen (auch Scans), sinnvoll benannt und in den Ordner der Sache gelegt. Beträge, Fristen, Aktenzeichen, Protokollnummern werden mit erfasst.
Fristen als Vorschlag
Erkannte Termine werden als Kalendereintrag vorgeschlagen und rechtzeitig gemeldet. Bestätigt wird die Frist von Ihnen – nie vom System.
Diktat, wenn es schneller geht
Eine Sprachnachricht von einer Minute wird zum Entwurf. Für die Tage, an denen Reden schneller ist als Tippen.
Was er ausdrücklich nicht tut
Ein System, das in Ihre Korrespondenz schaut, muss an klaren Grenzen erkennbar sein.
Kein Versand, keine Zusage
Das System hat keinen Zugang zum Senden. Entwürfe landen im Entwurfsordner und sind als „assistierter Entwurf" markiert, bis Sie unterschreiben.
Keine Beratung, keine Entscheidung
Weder Rechts-, Steuer- noch Medizinberatung. Es bereitet vor, bewertet nicht und haftet nicht – die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Keine eigene Fristberechnung
Fristen werden aus dem Text gelesen und vorgeschlagen, nicht berechnet. Die Bestätigung ist ein Klick von Ihnen – und damit dokumentiert.
Kein Ersatz für Ihre Software
Kanzlei-, Verwaltungs- oder Praxissoftware bleibt, wie sie ist. Der Assistent arbeitet davor, am Postfach – nicht darin.
Welcher Rechner für welche Leistungsklasse
Wenn die Daten im Haus bleiben sollen, entscheidet die Hardware über die Qualität der Texte. Drei Stufen – mit klarer Ansage, was jede kann und was nicht.
Sortieren und zusammenfassen
0–700 €vorhandener PC oder kleiner Mini-PC
- 8 GB Grafikspeicher, 16 GB Arbeitsspeicher
- Tageszettel, Zusammenfassungen, kurze Entwürfe
- lange Dokumente nur in Teilen
- Textqualität: brauchbar, nicht souverän
Ehrlich: für den Einstieg und zum Ausprobieren. Für Entwürfe, die hinausgehen, ist das die schwächste Stufe.
Entwürfe, die man nur noch liest
ab 1.500 €Mac mini mit 24 GB · oder Grafikkarte ab 530 €
- 24 GB Speicher (oder 16 GB Grafikspeicher)
- Modelle der 14B-Klasse mit langem Kontext
- ganze Expediente am Stück, 30–40 Seiten
- drei Sprachen, tragfähiger Kanzleistil
Der Punkt, an dem es sich im Alltag anfühlt wie eine Entlastung – nicht wie ein Spielzeug.
Feinschliff in der Formulierung
2.400–3.000 €48–64 GB · Mac mini Pro oder Mini-PC
- 48–64 GB unified memory
- Modelle der 30B-Klasse
- längere Gutachten, feinere Tonalität
- mehr Reserve für mehrere Postfächer
Sinnvoll, wenn 15 Minuten Nacharbeit pro Entwurf wirklich weh tun.
Warum 24 GB die Untergrenze sind: Ein 14B-Modell belegt mit langem Kontext rund 13 GB. Bei 16 GB bleibt kein Platz für das nächste Dokument, bei 8 GB läuft nur die kleine Klasse. Und warum kein Eigenbau: Speicher ist 2026 der Preistreiber – ein 32-GB-Kit kostete Anfang 2025 rund 70–90 €, im April 2026 schon 309 €. Fertiggeräte mit festem Speicher sind derzeit relativ günstiger. Stand: Oktober 2026, Tagespreise.
Wo die Daten bleiben
Sie entscheiden, nicht ich. Beide Wege sind sauber dokumentiert.
Im Büro
Der Rechner steht bei Ihnen, das Sprachmodell läuft darauf. Es verlässt kein Byte das Haus. Festplatte verschlüsselt, Zugriff nur aus Ihrem Netz, Zugriffe protokolliert.
Europäischer Anbieter
Verarbeitung über einen Dienstleister in der EU, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ohne Training mit Ihren Daten und ohne Aufbewahrung. Dafür bessere Textqualität bei kleiner Hardware.
In beiden Fällen: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Löschung des Verlaufs auf Zuruf, und ein technischer Zugang, der protokolliert wird. Was ich nicht brauche, sehe ich auch nicht: die Wartung betrifft das System, nicht Ihre Korrespondenz.
Was es kostet
Alle Preise netto zzgl. 21 % IVA. Keine Mindestlaufzeit, 30 Tage Kündigungsfrist.
Prüf-Pilot, 14 Tage
490 €einmalig
- Anbindung an Ihr Postfach (nur lesend)
- Regeln für Ihre Akten und Schreiben
- 20 echte Mails als Test
- Ergebnisbericht: was trägt, was nicht
Einrichtung
1.250 €Pilot wird angerechnet – 760 € zahlbar
- System auf Ihrem Rechner
- Ihre Vorlagen und Aktenstruktur
- zwei Schulungen à 1,5 Stunden
- Anleitung auf einer Seite
Betrieb
149 €pro Monat
- bis 2 Postfächer, 1.500 Mails im Monat
- Updates und Wartung
- Support Mo–Fr, 9–18 Uhr
- jederzeit kündbar
Optionen: weiteres Postfach 29 €/Monat · Modul Fristen und Kalender 49 €/Monat · Vor-Ort-Tag Oliva/Dénia 290 € · Hardware nach Aufwand (siehe Leistungsklassen oben).
So läuft es ab
Zwei Wochen, drei Schritte – danach wissen Sie, ob es trägt.
Tag 1 – nur lesen
Anbindung über ein App-Passwort, ausschließlich lesend. In dieser Phase wird nichts verschoben, nichts markiert, nichts gelöscht.
Woche 1 – Ihre Regeln
Wir sortieren nach Ihren Akten, nicht nach meinen. Zwanzig echte Mails aus den letzten Wochen als Vergleich: was hätten Sie getan, was schlägt das System vor.
Woche 2 – Alltag
Übergabe, zwei Schulungen, eine Seite Anleitung. Danach kommt der Tageszettel von selbst – und Sie entscheiden, ob es weitergeht.
Häufige Fragen
Muss ich meine Kanzlei-, Verwaltungs- oder Praxissoftware wechseln?
Nein. Der Assistent arbeitet am Postfach, davor. Ihre Software, Ihre Aktenführung und Ihre Gewohnheiten bleiben unverändert.
Kann das System versehentlich eine Mail senden?
Nein. Es hat keinen Zugang zum Versand. Alles, was entsteht, liegt als Entwurf im Entwurfsordner und ist als assistierter Entwurf gekennzeichnet.
Wer sieht meine Korrespondenz?
Bei Variante A niemand außer Ihnen: die Verarbeitung läuft auf Ihrem Rechner. Bei Variante B beim beauftragten Anbieter unter Vertrag, ohne Aufbewahrung. In beiden Fällen ist jeder technische Zugriff protokolliert.
Was passiert mit Anhängen und Scans?
Sie werden lokal per Texterkennung gelesen, sinnvoll benannt und im Ordner der Sache abgelegt. Der Scan bleibt das Original, die Texterkennung ist Arbeitsmittel – Zahlen liest man am Original gegen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Zwei Wochen vom ersten Zugang bis zum Alltag, inklusive der beiden Schulungen. Der Pilot ist der erste Schritt und wird bei Übernahme vollständig angerechnet.
Und wenn die Qualität nicht reicht?
Dann endet es nach dem Pilot. Keine Mindestlaufzeit, keine Hardware, die herumsteht – deshalb kaufen wir die Hardware erst, wenn der Pilot zeigt, dass sie sich lohnt.
Fünfzehn Minuten reichen für den Anfang
Erzählen Sie mir, wie Ihr Postfach heute läuft – Telefon oder ein Besuch in Oliva/Dénia. Wenn es passt, starten wir den Pilot in derselben Woche.